NOTAS DE LA REUNIÓN DE FRIENDS OF SRAVASTI ABBEY
DICIEMBRE 6 al 9, 2007
Resultados Esperados de la Reunión
Realizar todas las actividades manteniendo el Dharma en la mente
Bienvenida a los nuevos participantes y compartir información sobre intereses y conocimientos
Ampliar el conocimiento sobre la situación actual de la Abadía Sravasti, incluyendo los planes para construir una residencia monástica
Desarrollar el plan para invitar a la generosidad y establecer la campaña para la recaudación de fondos
La motivación para esta reunión: Profundizar y ampliar nuestra propia práctica de la generosidad para beneficiar a todos mientras realizamos esta planeación e invitación a la generosidad.
Participantes:
Venerable Thubten Chodron – Abadesa de la Abadía Sravasti
Venerable Tarpa – Grupo de Acción de la Abadía, facilitadora para la construcción de la residencia monástica
Venerable Semkye – Grupo de Acción de la Abadía; administra la infraestructura existente
Barbara McDaniel – Grupo de Acción de la Abadía y de FOSA, asistente de Venerable, facilitadora de Invitando a la Generosidad (IG) y Relaciones Públicas (RP)
Kevin Conlin – Codirector de FOSA y Grupo de Acción de la Abadía – base de datos, oficina y terrenos
Kathleen Herron – Codirectora de FOSA, ayuda a facilitar las reuniones, desea ayudar con la campaña
Jo y Pat Simpson – Dirigen la construcción de la Sala Monástica
Tanya Lasuk – Página web (5 años)
Cheryl Gipson – conocimientos y experiencia en recaudación de fondos mediante tecnología para organizaciones no lucrativas
Carl Willmott – Grupo de Acción de la Abadía y trabaja en el mantenimiento de los edificios y terrenos
Dianne Pratt – Secretaria de FOSA, transcribe las enseñanzas
Cathleen O’Connor – activista medioambiental –Tour de las Reliquias del Santuario del Corazón y campañas para recaudar fondos
Deb Walker – investigación sobre construcción sostenible, planeación del proceso de construcción
Alec Sloman – ayuda en muchos proyectos, audio y video para Relaciones Públicas
Frederick Browne, Cheryl Harrison, Nancy Boroughs y Tracy Morgan llegaron el sábado y no pudieron participar en las presentaciones.
La Visión de la Abadía – Venerable Thubten Chodron
La visión consiste en construir este monasterio para todos los seres sensibles, con el objeto de que sea un lugar para practicar, estudiar y transmitir el Dharma; para crear paz en los corazones y mentes de todos los seres en los tres tiempos.
Para lograr lo anterior, necesitamos instalaciones más grandes. Estamos hasta el tope y los eventos que tuvimos durante todo el año estuvieron abarrotados. Necesitamos experiencia profesional, fondos, tiempo suficiente, una planeación adecuada y una buena motivación para el beneficio de todos en el largo plazo, más allá de nosotros mismos y de este mundo.
La construcción de la residencia es nuestra práctica de Dharma, no es simplemente construir un edificio. Esto va a crear mérito. Así es que al colaborar como voluntarios cultivemos la cooperación, confianza, formalidad, consistencia y bondad.
El Plan de Construcción
Pat Simpson: La Abadía Sravasti está creciendo muy rápido y necesitamos saber cómo vamos a sostener todo esto. Necesitamos construir la primera residencia monástica. El grupo de planeación se ha reunido varias veces con el arquitecto y ya se hicieron los planos preliminares.
- Infraestructura – un camino de acceso que se pueda usar en cualquier clima; plan para el suministro de energía eléctrica; perforación para el abastecimiento de agua, sistemas sépticos. Al mismo tiempo necesitamos remodelar la cocina.
- Luego vamos a poner los cimientos del edificio.
- Después vamos a cerrar el edificio – techo y muros exteriores, electricidad/plomería/ paredes interiores
- La última etapa es el acabado de los interiores y ajardinar.
Más adelante vamos a planear y construir las cabañas para retiro y maestros.
Venerable Tarpa: Los costos actuales proyectados ascienden a $116,000 dólares para la primera etapa. Ven. Tarpa ha investigado mucho, y lo seguirá haciendo, sobre materiales y métodos para construcciones sostenibles.
Queremos que la edificación sea rentable, eficiente y saludable para nosotros y el entorno, estas son tres prioridades que tienen la misma importancia.
Invitando a la Generosidad
Barbara McDaniel: Repartió el borrador de una presentación para la campaña de recaudación de fondos. El costo de la residencia monástica, remodelación de la cocina y cabañas para retiros está proyectado en aproximadamente $800,000 dólares.
Como antecedente, Barb nos explicó que desde el 2003 se le han ofrendado a la Abadía Sravasti alrededor de un millón de dólares. La Abadía ha recibido aproximadamente $175,000 dólares desde el 31 de octubre de 2007.
Desglosando las fuentes de los donativos desde el 2003: 5% del ingreso proviene de los visitantes de la Abadía. Los donativos generales equivalen al 50%, correo directo 3% y aportaciones mensuales 7%. La inscripción a los retiros 1%. Singapur ofrenda el 10%, las enseñanzas y retiros en E.U. generan el 16% (queda un 8% que no está clasificado).
Tanya Lasuk habló de lo importante que es la Abadía Sravasti para los occidentales, es un lugar en el que el Dharma completo y verdadero lo enseña en inglés una maestra calificada. Por lo tanto, nuestros interesados son todos aquellos que quieren tener Dharma en Occidente. Todos necesitamos desarrollar y modelar el Dharma en nuestro interior para que esto tenga éxito.
Resumen de las Actividades de la Campaña
Cheryl Gipson: Necesitamos recalcar el valor subyacente de la generosidad.Todas las campañas empiezan al interior. Tenemos que planear y pensar en ello. Hay que llevar una contabilidad muy precisa que incluya los costos de construcción y operación.
Primero debemos reunirnos con los miembros de FOSA que están interesados y pensando en la capacidad de implementación. ¿Cómo podemos sustentar nuestra estructura y expandir la misión?
En la literatura de la campaña hacemos énfasis en las cualidades particulares de Sravasti, la calidad del entrenamiento para monásticos y laicos con Venerable Chodron y el efecto que esto va a tener en la difusión del Dharma en E.U. por siempre.
Podemos establecer nuestra propia conexión kármica con este esfuerzo y ayudar a otros para que también la puedan conseguir. En algún punto, vamos a necesitar un Director de Desarrollo. Por lo pronto, si nuestros sistemas son eficientes, incluso un grupo reducido puede hacer mucho. (Cheryl gentilmente aceptó el puesto de directora de campaña).
Es importante cuidar personal y espiritualmente de cada donador. Es un precepto monástico que los donativos se usen según lo indique el donador.
Vamos a poner los nombres de todos los donadores en la residencia monástica, no para alabarlos, sino para recordarle a los monásticos que ellos dependen de la generosidad de los donadores.
REPORTES
Voluntarios –Venerable Semkye cuenta con muchos voluntarios más, por lo que las cosas se le han facilitado. El proceso de seguimiento y utilización eficiente de los voluntarios está funcionando bien. Estamos tratando de ser un poco más creativos para generar actividades para voluntarios durante el invierno, ya que en esta temporada hay menos proyectos al aire libre, podemos encontrar actividades como transcribir y trabajo de apoyo para el Comité Invitando a la Generosidad. En la actualidad muchas personas se están voluntariando con regularidad.
Los Cuatro Requisitos – Venerable Semkye empezó con estas palabras “las maravillosas y generosas ofrendas de comida nos siguen conmoviendo.” En la comunidad ahora hay tres personas más y las ofrendas de comida simplemente se ajustaron. Hay algunas personas en la localidad que nos están ayudando con las túnicas. Gracias a Tracy por organizar todo esto tan bien.
La mejor pregunta que se le puede hacer a los monásticos es ¿qué es lo que necesitan?
Dado que Ven. Semkye ahora es parte de la comunidad monástica, no puede seguir dirigiendo los cuatro requisitos. Necesitamos a una persona laica que se ocupe de esto.
Kathleen sigue investigando las alternativas de seguro médico para los monásticos y está trabajando con Kathleen Aguilar en un sondeo entre monásticos occidentales sobre el tema.
Reporte Financiero – Leah Kosik, directora de finanzas, no estuvo presente en la reunión pero envió los reportes
(actividad del año hasta la fecha, informe de la situación finaciera, fondos restringidos).los archivos están en formato pdf, por lo que se necesita acrobat reader para leerlos]
La Página Web – Tanya ha trabajado en la página web durante los últimos 5 años y le estamos muy agradecidos. La página se sigue revisando y actualizando. Hubo una discusión acerca de usar la página web de forma eficiente para la campaña de recaudación de fondos.
ESTRATEGIA PARA INVITAR A LA GENEROSIDAD
Cheryl Gipson fue la moderadora.
Primero nos reunimos todos juntos para avanzar en la creación de estrategias para nuestra meta de recaudar un millón de dólares. Estuvimos de acuerdo en utilizar las cuatro etapas de la edificación para la campaña de recaudación de capital y mantener esto a lo largo de toda la campaña para reunir un promedio de $250,000 dólares por etapa. Cuando finalice la campaña para recaudar fondos, seguiremos apoyando con campañas anuales para cubrir necesidades como servicios y comida.
Esta comunidad monástica tiene un propósito muy específico. No se trata de un centro de retiros ni un centro de Dharma, cuando las personas vienen a este lugar se unen temporalmente a la comunidad.
Vamos a llevar a cabo una campaña popular para que todas las personas puedan establecer una conexión kármica con la Abadía y también vamos a ser completamente transparentes en los reportes financieros. Por ejemplo, si hacemos un préstamo de los fondos existentes, vamos a dejar asentada la cantidad. Uno de los objetivos que tenemos es el de realizar el proyecto de forma continua de principio a fin, sin detenernos entre una y otra etapa, aunque, si necesitamos hacer un alto, podemos hacerlo en puntos específicos.
Desarrollamos una tabla para ver el presupuesto actual (objetivo) y un presupuesto ampliado que incluye contingencias (meta de crecimiento) para cada etapa. Agregamos una columna para mostrar el acumulado de la recaudación de fondos en cada etapa.
| Objetivo |
Meta de
crecimiento |
Fecha objetivo |
Acumulado |
Infraestructura y Cocina
$116,000 + $20,000 = $136,000 |
$163,200 |
Abril, 2008 |
$163,200 |
Cimientos
$175,660 |
$210,800 |
Julio, 2008 |
$374,000 |
Construcción
$175,660 |
$210,800 |
Agosto, 2008 |
$584,800 |
Acabados
$175,660 |
$210,000 |
Marzo, 2009 |
$795,600 |
| $663,000 |
$795,600 |
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Nos dividimos en pequeños grupos para trabajar en cuatro temas: Principales Donadores, Materiales para la Campaña y Página Web, Construcción y Presentación, luego nos reagrupamos para presentar un reporte e intercambiar comentarios.
Grupo de Donadores – Kevin, Barbara, Bill, Dianne y Kathleen revisaron la base de datos para identificar a los principales donadores y ponerse en contacto con ellos. Más adelante Laurel (una voluntaria con experiencia en recaudación de fondos) le va a dar un entrenamiento a las personas encargadas de contactar a los donadores de la Abadía. Inicialmente nos vamos a concentrar en los donadores más importantes y en el correo-e y la página web (internet). Revisamos el contenido de la campaña, planificación, tiempos y estrategias.
Recomendamos utilizar las Cuatro Etapas de la construcción como una metáfora:
- infraestructura
- cimentación
- construcción
- acabado
Vamos a establecer prioridades y a utilizar nuestras fortalezas centrales (enfocarnos en los donadores principales y el correo-e/página web). También discutimos sobre los eventos que duran varios días; oportunidades para financiar una parte de los edificios, un cuarto, etc. Nos comprometimos a tomar fragmentos de esta estrategia y a desarrollarlos.
Grupo de Materiales/Página Web – Frederick, Nancy, Alec y Tanya trabajaron en el Logotipo-Membrete-Banner. Revisamos los materiales que se usan actualmente para invitar a la generosidad: folleto, presentaciones en Power Point, Página Web, Programas/Eventos-noticias, Colectas (correo directo). Este grupo planeó como crear un soporte para los Donativos Importantes, eventos de varios días, internet/correo-e a través de materiales. Vamos a contratar a un diseñador profesional para que se haga cargo de esta parte, el diseño web y los gráficos estarán listos para el 1º de febrero.
Este grupo también estableció compromisos de trabajo para desarrollar las estrategias. El grupo discutió sobre los gráficos, el logotipo, etc. Esperamos marcar la campaña de la Residencia Monástica con nuevos colores o cambiando el énfasis del color y la tipografía y con una nueva página web.
Es posible que se necesite una nueva página de e-Tapastry, nuestro servicio de banco de datos. Kevin sugiere que compremos una nueva página en e-Tapestry. Podemos tener un sitio web separado o un subdominio en el servidor actual.
El grupo recomendó que destaquemos el papel de FOSA en este proyecto creando la campaña en una nueva página web de FOSA. Esto se va a hacer como un paso para que las personas entiendan el papel de FOSA. Incluir a FOSA nos va a ayudar para que la campaña luzca distinta a los materiales de la Abadía. También va a enfatizar que FOSA está reuniendo los fondos para la Abadía y que ésta última recibe todos los recursos que se reúnen.
La historia de los monasterios budistas empezó cuando un donador rico le dijo al Buda, “Quiero darte a ti y a los monjes un lugar para vivir.” Esto representa la relación que hay entre la sangha y los laicos.
Grupo de Construcción – Esperamos que el flujo de efectivo (Leah y Jo se van a hacer cargo de esto) y las etapas de edificación fluyan a la par.
Este plan también incluye la remodelación de la cocina. Carl ya está trabajando en el plan de remodelación, aunque se va a ausentar un tiempo este invierno.
Ven. Tarpa sigue reuniendo más información sobre materiales ecológicos (sostenibles). El grupo de construcción está buscando a constructores de la localidad que se interesen en la construcción sostenible. Por ejemplo, Sally de Planeación Urbana vino a compartir con nosotros información sobre construcción sostenible, la cual se basa en su experiencia al construir su propia casa. También nos dio los nombres de constructores de la localidad que realizan este tipo de edificaciones. En la campaña de recaudación de fondos vamos a comunicar nuestro intento por realizar sana construcción sostenible.
Ven. Tarpa sugiere que el edificio se llame Mahaprajapati. Ella fue la madrastra del Buda y condujo a 500 mujeres hacia él, las primeras que le solicitaron la ordenación como Bhikshunis. Ven. Semkye está en completo acuerdo. Algunos piensan que puede ser difícil de recordar/pronunciar.
Deb investigó más sobre posibles materiales para las paredes, que contribuyan a la eficiencia energética. Se discutió sobre el uso de materiales y técnicas que eviten las plagas de insectos, de esa manera no dañaríamos a ningún animal, incluyendo a las hormigas carpinteras.
Grupo de la Presentación – Cheryl Harrison y Cathleen. La presentación es la base de todo lo demás. La tarea es ponerla en la página web. Cheryl y Cathleen tendrán listo un borrador el próximo domingo 16 de diciembre. El tema de trabajo de la campaña es “1000 donativos para 1000 años de Dharma.” Barbara hizo énfasis en que queremos invitar a muchas, muchas, muchas personas para que donen en todos los niveles.
Los participantes de la reunión prometieron un total de $34,000 dólares para la campaña junto con muchos compromisos de práctica para que la ésta tenga éxito. p
Dedicamos todo el mérito de esta actividad para la paz y libertad de todos. |
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